LEAR se imenuje u fazi validacije pravne osobe koja sudjeluje u provedbi projekta, provodi ju Središnja validacijska služba Europske komisije (Central Validation Service) nakon što je projektni prijedlog programa Obzor Europa odabran za financiranje. LEAR-om može biti imenovan samo jedan zaposlenik pravne osobe koja sudjeluje u projektu, a najčešće su to osobe koje rade u administrativnoj službi. 

Glavna zaduženja LEAR-a su:
1. pregled nad svim projektnim prijedlozima/ugovorenim projektima/ugovorima u kojima sudjeluje njegova organizacija
2. upravljanje svim pravnim i financijskim informacijama njegove organizacije
3. upravljanje pristupnim pravima na razini njegove organizacije
4. imenovanja osoba koje su zadužene za potpisivanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Legal Signatories - LSIGNs) te zahtjeva za povratom/fakturama (Financial Signatories - FSIGNs).

Postupak imenovanja LEAR-a sastoji se od dva koraka:
1. identificiranje osobe u organizaciji koja će biti imenovana LEAR-om te zakonskog zastupnika organizacije koji će ju imenovati
2. unošenje u Participant Register ime i kontaktne informacije LEAR-a te zakonskog zastupnika organizacije koji će imenovati LEAR-a.

Samo imenovanje LEAR-a inicira Središnja validacijska služba koja kontaktira osobu koja je inicijalno registrirala organizaciju kroz Participant Register portala Funding & Tenders, odnosno Self-registrant-a. Self-registrant, u okviru svoga profila na portalu Funding&Tenders, odabire opciju My Organizations > Actions > Modify Organisation kako bi imenovao LEAR-a svoje organizacije.

Sustav Participant Register će potom generirati sljedeće dokumente koje potpisuje zakonski zastupnik organizacije: 
• LEAR appointment letter and LEAR roles and duties
• Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions.

Sustav će zatim automatski provjeriti postojanje EU Login računa za LEAR-a (adresa e-pošte, ime i prezime). U slučaju nedosljednosti, sustav će upozoriti na iste. Ukoliko LEAR ne posjeduje EU Login račun, sustav će ga početi stvarati te će od LEAR-a biti zatraženo (putem e-pošte) da ga dovrši. Postupak imenovanja bit će blokiran dok se EU Login račun ne kreira.

Pravni zastupnik organizacije zatim će morati:
• datirati, potpisati i pečatirati Lear appointment letter and LEAR roles and duties (dokument mora biti potpisan plavom tintom)
• pročitati Portal Terms and Conditions te
• datirati, potpisati i pečatirati Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions (dokument mora također biti potpisan plavom tintom).

Nakon potpisivanja potrebnih dokumenta, potrebno je učitati sljedeće dokumente u Participant Register:
• Lear appointment letter and LEAR roles and duties (datiran, pečatiran i potpisan od strane pravnog zastupnika organizacije)
• Declaration of Consent to the EU Funding and Tenders portal Terms and Conditions (datiran, pečatiran i potpisan od strane pravnog zastupnika organizacije)
• kopije službenih i valjanih dokaza o identitetu (osobna iskaznica ili putovnica) s fotografijom i potpisom pravnog zastupnika organizacije i novoimenovanog LEAR-a
• dokument koji dokazuje ovlasti zakonskog zastupnika, odnosno njegovu ulogu/funkciju kao zakonskog zastupnika. 

Izvornike svih učitanih dokumenata potrebno je čuvati u originalu kako bi isti bili dostupni u slučaju kontrola, provjera ili revizija. S obzirom na to da je registracija u Participant Register-u važeća za sve buduće prijave na natječaje na koje će se organizacija prijaviti, originali se moraju čuvati trajno, sve dok postoji registracija na Funding and Tenders portalu. 

Nakon zaprimanja ranije navedenih dokumenata te nakon što je PIC broj organizacije potvrđen, Središnja validacijska služba potvrdit će imenovanje LEAR-a u Participant Register-u.

Posljednji korak u postupku imenovanja LEAR-a aktiviranje je korisničkog računa novoimenovanog LEAR-a.
Nakon provjere valjanosti, LEAR račun može se aktivirati na sljedeće načine:
• slijedeći upute koje su zaprimljene e-poštom
• pomoću PIN koda za aktivaciju računa koji će biti poslan LEAR-u e-poštom ili SMS-om ako je naveden LEAR-ov broj mobilnog telefona
Ako naiđete na bilo kakve probleme s imenovanjem LEAR-a, možete se obratiti Središnjoj validacijskoj službi putem funkcije Portal Messaging Facility (My Organisations > Actions> Modify Organisation).

Ažuriranje podataka LEAR-a

Ako prethodno validiran LEAR promijeni svoju adresu elektroničke pošte treba obavijestiti Središnju validacijsku službu putem funkcije Portal Messaging Facility (My Organisations > Actions> Modify Organisation) kako bi dobio daljnje upute za promjenu svoje adrese.

Imenovanje novog LEAR-a 

Procedura imenovanja novog LEAR-a jednaka je kao i pri prvom imenovanju te je potrebno pratiti prethodno opisane korake. Međutim, trenutačni LEAR može imenovati novog LEAR-a samo ako je ujedno imenovan kao Account administrator za PIC broj organizacije. Preporuka je da se novi LEAR organizacije imenuje ujedno i kao Account administrator te organizacija može imati nekoliko imenovanih Account administratora. Sama izmjena LEAR-a odvija se u okviru Participant Register-a, gdje se odabire mogućnost Replace LEAR te se unose kontaktni podaci novoimenovane osobe.

Dodatno, Europska komisija razvila je i alat za oporavak korisničkog računa LEAR-a - LEAR recovery wizard. Alat je predviđen za situacije kada je LEAR napustio organizaciju te se ne može pristupiti njegovom korisničkom profilu. LEAR recovery wizardu-u se pristupa putem poveznice te je potrebno upisati PIC broj organizacije kako bi se pokrenuo postupak. Međutim, ova mogućnost predviđena je samo za organizacije koje imaju validiran status i kada ne postoji prethodni zahtjev za oporavak korisničkog računa LEAR-a.